Szkolenie zamknięte

1. Klient wewnętrzny i zewnętrzny:

• Klient wewnętrzny a Klient zewnętrzny - Podobieństwa i różnice
• Kto jest moim Klientem wewnętrznym? -  Analiza struktury i procesów w Instytucji
• Waga Klienta - priorytety działań i sposoby ich wyodrębniania – wzajemne relacje korzyści Klient – Instytucja/Urząd
• Trójkąt potrzeb Klienta w zakresie jakości. Analiza czynników kształtujących zachowania klienta wewnętrznego i zewnętrznego

2. Współpraca z przełożonym, czyli profesjonalizm i wsparcie:

• Komunikacja w dziale, jako spotkanie dwóch osobowości
• Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi
• Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
• Lista podstawowych oczekiwań szefa
• Efektywność w pracy asystentki
• Polityka prywatności.
• Komplementarność funkcjonowania zawodowego
• Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny
• Reprezentacja instytucji w tandemie

3. Biuro jako centrum komunikacyjne urzędu/instytucji:

• Efektywna komunikacja wewnętrzna w administracji
• Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem
• Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura
• Organizowanie pracy sekretariatu
• Organizacja zebrań, spotkań i konferencji
   

4. Aktywne słuchanie:

• Poziomy jakości słuchania
• Selektywne słuchanie klienta
• Sztuka wychwytywania istotnych elementów

5. Trening asertywności i komunikacja w pracy asystentki:

• Przyjmowanie gości i interesantów.
• Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej w zawodzie asystentki. konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu;
• Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny
• Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami.
• Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy).
   

6. Protokół dyplomatyczny:

• Przestrzeganie zasad etycznych,
• Zasada wzajemności,
• Zasada uszanowania prywatności,
• Zasada starszeństwa,
• Zasada tolerancji,
• Zasada dyskrecji,
• Zasada punktualności,
• Zasada zdrowego rozsądku

7. Komunikacja z interesantem:

• Efektywna analiza potrzeb interesanta
• Praca z nieświadomością interesanta – omijanie negatywnego nastawienia
• Efektywne wykorzystywanie narzędzi komunikacji
• Kompetentny urzędnik – cechy profesjonalisty
• Urzędnik przyjazny petentowi
• „Otwartość" na interesanta

8. Etykieta biznesowa  i savoir vivre:

• Zasady pierwszeństwa w kontaktach
• Przedstawianie, anonsowanie, umawianie – jak nie popełnić faux pas
• Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie
• Miejsca honorowe, miejsca w samochodzie
• Kto mówi pierwszy "Dzień dobry"
• Kto jako pierwszy podaje rękę?
• Przedstawianie siebie i innych
• Tytułowanie
• Przechodzenie na „Ty”
• Przepuszczanie w drzwiach
• Pukanie do drzwi
• Zasady jazdy samochodem i transportu
• Ceremoniał – ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości
• Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt
• Procedencja – zasady ustalania pierwszeństwa
• Spotkania towarzysko – służbowe
• Delegacje - dobór uczestników delegacji
• Wręczanie oraz dobór prezentów

9. Savoir vivre przy stole czyli jak podać kawę i nie tylko:

• Rodzaje sztućców, zastawy, szkła
• Jak i kiedy pytać
• Odpowiednie miejsce przy stole
• Kolejność podawania
• Taktowne przekazywanie informacji podczas spotkania
• Taktowne przerywanie spotkania
• Pożegnanie gościa/gości
• Zachowanie asystentki podczas wizyty gości w firmie

10. Organizacja spotkań i przyjęć:

• Rola asystentki w organizacji spotkań i przyjęć
• Spotkania w firmie
• Sranżacja i przygotowanie sali konferencyjnej
• Organizacja poczęstunku
• Przyjęcia służbowe poza firmą
• Plan i usadowienie gości przy stole
• Konstruowanie zaproszeń, jak czytać i używać skrótów w zaproszeniach
• Dobór menu
• Asystentka jako organizator i gość jednocześnie
• Wręczanie upominków i kwiatów

11. Codzienny savoir vivre:

• Etykieta korespondencji oficjalnej
• Etykieta korespondencji elektronicznej
• Telefoniczny savoir vivre
• Netykieta
• Jak reagować na gafy
• Nowoczesne technologie a protokół dyplomatyczny

12. Powitania, pożegnania, prezentacje – kultura dnia codziennego:

• Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi
• Wizyty oficjalne i nieoficjalne w firmie
• Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa w firmie
• Sposoby witania, podanie ręki – zasady pierwszeństwa
• Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
• Kłopotliwy „gość” w firmie
• Sposoby prezentacji
• Zasady i wyjątki
• Zwracanie się do siebie formalne i nieformalne
• Zasady używania biletów wizytowych
• Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe

13. Dress code - elegancja w ubiorze - co i kiedy nosić?

• Ubiór w administracji – sztuka autoprezentacji
• Kultura organizacyjna a wizerunek pracowników,
• Prawidłowy dobór stroju i dodatków,
• Fryzura, makijaż, biżuteria
• Podstawowe uchybienia w wyglądzie kobiety,
• Podstawowe uchybienia w wyglądzie mężczyzny.
• Ubiór służbowy - Typy strojów i zasady ich doboru, wskazania elegancji
• Dobór typu stroju w biznesie: business dress, business casual, casual; dodatki
• Idealny ubiór do biura oraz na spotkania
• Wskazówki dotyczące doboru stroju
• Strój nieformalny czy ubranie wyjściowe?

Celem szkolenia jest utrwalenie oraz pogłębienie wiedzy oraz praktycznych umiejętności, które uczynią pracę uczestniczek szkolenia efektywniejszą, łatwiejszą i sprawiającą im satysfakcję zawodową.

Sekretarki i asystentki sektora publicznego.

W przypadku chęci zorganizowania szkolenia zamkniętego i zainteresowania naszą ofertą zapraszamy do kontaktu.

Z przyjemnością poznamy Państwa potrzeby i przedstawimy indywidualną ofertę szkoleniową.